Antes da parceria com a Só Arquivos, a Guaraná Real enfrentava um problema recorrente em empresas com grande volume de documentação contábil e administrativa: o transtorno constante com a gestão e guarda de documentos.
Esse tipo de dor raramente aparece como um problema único e grande — ele se manifesta em pequenas frustrações repetidas todos os dias:
Espaço físico consumido por arquivos que precisam ser guardados por obrigação legal, mas que ocupam área que poderia ser usada para operação. Tempo da equipe interna desviado para localizar, separar e controlar documentos, em vez de focar em atividades estratégicas do setor contábil e administrativo. Risco de perda ou extravio de documentos importantes, sobretudo em rotinas de alto volume e urgência. Falta de previsibilidade, sem processo confiável para solicitar, digitalizar ou receber de volta um documento quando necessário.
Sem um parceiro especializado, esse transtorno se torna parte do “normal” da rotina — um custo silencioso de tempo, risco e energia da equipe.
A Solução: Uma Parceria de Longo Prazo, Não um Serviço Pontual
Desde novembro de 2014, a Só Arquivos assumiu a Guarda, Armazenamento e Gerenciamento do acervo físico da Guaraná Real, dentro do mesmo processo maduro e certificado (ISO 9001 ) que sustenta mais de 18 anos de atuação da empresa no Amazonas.
O serviço prestado cobre todo o ciclo de vida do documento:
Coleta, higienização e armazenamento seguro do acervo físico em planta própria, com rastreabilidade total do início ao fim. Atendimento contínuo de solicitações, permitindo à Guaraná Real acionar a Só Arquivos sempre que um documento precisa ser localizado ou consultado Digitalização de documentos, dando à equipe interna acesso rápido às informações sem depender da movimentação física do arquivo. Entrega de documentos físicos quando necessário, com agilidade e segurança em cada solicitação.
Diferente de um serviço pontual, essa é uma relação contínua — o que significa que a Só Arquivos não apenas guarda o arquivo, mas se torna parte da rotina operacional da Guaraná Real, absorvendo a complexidade da gestão documental para que a equipe possa focar no que é core do negócio.
O Resultado: Mais de 10 Anos Sem o Transtorno
O resultado mais expressivo desse case não é uma entrega pontual — é a continuidade da parceria por mais de uma década, algo que só se sustenta quando o serviço realmente resolve o problema de origem, entrega consistentemente e sustenta a confiança do cliente ano após ano.
Isso se traduz em:
Eliminação do transtorno que antes fazia parte da rotina de gestão documental Atendimento ágil e confiável a cada solicitação, sem gerar novos gargalos internos. Acesso facilitado à informação, combinando guarda física segura com digitalização. Uma relação de confiança consolidada, que dispensa reavaliação constante de fornecedor
O depoimento da própria Waléria Marques traduz esse resultado com precisão:
“Desde que nos tornamos parceiros da Só Arquivos, o transtorno com a gestão e guarda de documentações deixou de existir. Equipe atenciosa e extremamente dedicada em prestar um serviço de qualidade!”
Por Que Isso Acontece com a Só Arquivos
Este case ilustra o valor de uma parceria de longo prazo bem construída: quando a gestão documental deixa de ser um “problema recorrente” internalizado pela equipe do cliente e passa a ser responsabilidade de um especialista certificado, o resultado não é só organização — é a remoção completa da dor da rotina do cliente, sustentada ao longo de mais de 10 anos de relacionamento.
É a essência do compromisso da Só Arquivos: “Informação a qualquer hora, em qualquer lugar.”
