Como evitar vazamento de dados na empresa: 10 boas práticas essenciais

Dados de clientes, colaboradores, fornecedores, contratos, documentos financeiros e informações estratégicas fazem parte dos ativos mais importantes de uma empresa. Quando essas informações são acessadas, compartilhadas, alteradas ou divulgadas de maneira indevida, as consequências podem envolver prejuízos financeiros, interrupções nas operações e danos à reputação da organização.

Além disso, a proteção de dados pessoais passou a ocupar uma posição ainda mais importante na gestão empresarial com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Por isso, evitar vazamentos de dados não deve ser uma responsabilidade exclusiva da área de Tecnologia da Informação. Segurança da informação depende da combinação de pessoas, processos, tecnologia e uma gestão adequada dos documentos durante todo o seu ciclo de vida.

A seguir, conheça 10 boas práticas que podem ajudar sua empresa a reduzir riscos e criar um ambiente mais seguro.

O que é um vazamento de dados?

Um vazamento de dados ocorre quando informações que deveriam permanecer protegidas acabam sendo acessadas, expostas, compartilhadas ou disponibilizadas a pessoas não autorizadas.

Isso pode acontecer por diversos motivos, desde ataques cibernéticos até situações aparentemente simples, como um documento enviado para o destinatário errado, uma pasta compartilhada com permissões inadequadas ou uma caixa contendo documentos confidenciais descartada sem os cuidados necessários.

É importante perceber, portanto, que a proteção da informação não envolve apenas arquivos digitais.

Documentos físicos também podem conter dados pessoais, financeiros, comerciais e estratégicos que precisam ser protegidos.

Uma política eficiente de segurança deve considerar os dois ambientes.

1. Conscientize e capacite os colaboradores

Um dos principais pilares da segurança da informação é o comportamento das pessoas.

Os colaboradores precisam compreender quais informações são confidenciais, como os dados devem ser tratados e quais situações podem representar riscos para a empresa.

Os treinamentos devem abordar temas como:

• identificação de e-mails e mensagens suspeitas;
• riscos relacionados ao phishing;
• compartilhamento adequado de documentos;
• utilização segura de dispositivos;
• cuidados com informações confidenciais;
• proteção de dados pessoais;
• procedimentos para comunicar incidentes.

Mais do que realizar treinamentos pontuais, a organização deve desenvolver uma verdadeira cultura de proteção da informação.

Quando todos entendem seu papel, pequenos comportamentos do cotidiano deixam de representar vulnerabilidades.

2. Controle quem pode acessar cada informação

Nem todos os colaboradores precisam ter acesso a todos os documentos e sistemas da empresa.

Uma das melhores práticas de segurança consiste em aplicar o princípio do menor privilégio: cada pessoa deve acessar somente as informações necessárias para exercer sua função.

Isso vale tanto para ambientes digitais quanto para arquivos físicos.

No ambiente digital, podem ser definidos:

• usuários individuais;
• grupos de acesso;
• níveis de permissão;
• restrições para edição, exclusão ou compartilhamento;
• registros das atividades realizadas.

Nos arquivos físicos, também é importante controlar áreas restritas, retirada de caixas ou documentos e movimentações realizadas.

Quando um colaborador muda de função ou deixa a empresa, suas permissões também devem ser imediatamente revisadas ou canceladas.

3. Utilize senhas fortes e autenticação multifator

Senhas continuam sendo uma das principais barreiras de proteção aos sistemas corporativos.

Por isso, a empresa deve estabelecer boas práticas para criação e utilização das credenciais.

Entre elas:

• utilizar senhas longas e difíceis de prever;
• não compartilhar credenciais entre colaboradores;
• evitar reutilizar a mesma senha em diferentes serviços;
• utilizar gerenciadores de senhas quando apropriado;
• ativar autenticação multifator sempre que disponível.

A autenticação multifator adiciona uma camada adicional de segurança. Mesmo que uma senha seja comprometida, o invasor ainda precisará superar outro mecanismo de autenticação para conseguir acessar a conta.

4. Mantenha sistemas e equipamentos atualizados

Sistemas operacionais, softwares, servidores, computadores e outros equipamentos devem permanecer atualizados.

As atualizações frequentemente corrigem vulnerabilidades identificadas pelos próprios fabricantes. Adiar continuamente essas correções pode aumentar a exposição da organização a ataques.

A empresa deve estabelecer um processo para atualização periódica de:

• sistemas operacionais;
• navegadores;
• softwares corporativos;
• antivírus e ferramentas de proteção;
• servidores;
• equipamentos de rede;
• dispositivos utilizados pelos colaboradores.

Também é importante evitar softwares sem suporte, desatualizados ou obtidos de fontes não confiáveis.

5. Evite compartilhar dados por canais inadequados

A facilidade de enviar informações por e-mail, aplicativos de mensagens ou serviços de armazenamento pode gerar um problema: documentos confidenciais passam a circular por ambientes sobre os quais a empresa possui pouco controle.

Antes de compartilhar informações, é importante avaliar:

Quem receberá o documento? O canal utilizado é apropriado? Essa pessoa realmente precisa ter acesso à informação?

Sempre que possível, utilize plataformas corporativas que ofereçam recursos de segurança, gerenciamento de permissões e rastreabilidade.

Documentos contendo informações estratégicas ou pessoais não devem circular indiscriminadamente por contas particulares de e-mail, aplicativos pessoais ou serviços não autorizados pela organização.

6. Faça backups periódicos e mantenha cópias protegidas

Backup é essencial para a continuidade das operações.

Falhas de equipamentos, exclusões acidentais, ataques cibernéticos, ransomware e outras situações podem tornar documentos e informações indisponíveis.

Por isso, a organização deve definir uma política de backup que considere:

• quais informações precisam ser copiadas;
• com qual frequência;
• onde as cópias serão armazenadas;
• quem poderá acessá-las;
• durante quanto tempo deverão ser mantidas;
• como será realizada a recuperação das informações.

Não basta simplesmente criar cópias. É fundamental verificar periodicamente se os backups estão íntegros e se podem realmente ser restaurados quando necessários.

7. Proteja também os documentos físicos

Quando se fala em vazamento de dados, muitas empresas concentram seus esforços exclusivamente na segurança digital.

Esse é um erro.

Contratos, prontuários, documentos trabalhistas, fichas cadastrais, documentos financeiros, processos administrativos e diversos outros registros físicos podem conter informações confidenciais.

Arquivos documentais devem contar com procedimentos adequados para:

• armazenamento;
• identificação;
• organização;
• localização;
• controle de acesso;
• retirada;
• devolução;
• conservação;
• descarte.

Manter documentos em salas improvisadas, caixas sem identificação ou áreas acessíveis a qualquer pessoa aumenta significativamente o risco de extravio e acesso indevido.

Uma gestão documental estruturada permite saber o que existe, onde está armazenado, quem pode acessar e por quanto tempo cada documento precisa ser mantido.

8. Estabeleça uma política para descarte seguro

A proteção da informação não termina quando o documento deixa de ser necessário.

O descarte inadequado também pode provocar exposição de dados.

Documentos físicos contendo informações pessoais ou confidenciais não devem simplesmente ser colocados no lixo convencional. Da mesma forma, arquivos digitais precisam ser eliminados utilizando procedimentos apropriados.

A empresa deve estabelecer critérios de descarte considerando aspectos como:

• obrigações legais;
• prazos de guarda;
• requisitos fiscais e trabalhistas;
• políticas internas;
• proteção de dados pessoais.

Uma Tabela de Temporalidade Documental pode ajudar a determinar por quanto tempo determinadas categorias de documentos devem permanecer armazenadas e quando podem seguir para eliminação.

Com isso, a organização evita tanto a eliminação prematura quanto o armazenamento desnecessário de informações.

9. Organize e conheça os dados que sua empresa possui

Não é possível proteger adequadamente uma informação cuja existência a empresa desconhece.

Com o passar do tempo, organizações podem acumular arquivos em computadores, servidores, serviços de nuvem, caixas, armários, departamentos e diferentes unidades.

Essa fragmentação dificulta o controle.

Por isso, é importante identificar:

• quais informações a empresa mantém;
• onde estão armazenadas;
• quais departamentos utilizam essas informações;
• quem possui acesso;
• durante quanto tempo precisam ser mantidas;
• quais documentos podem ser eliminados.

Esse levantamento contribui para a gestão documental, para a segurança da informação e para iniciativas relacionadas à proteção de dados pessoais.

Organização documental também é segurança.

10. Tenha um procedimento para responder a incidentes

Mesmo empresas que adotam boas práticas de proteção precisam estar preparadas para situações inesperadas.

Quando ocorre um possível incidente de segurança, improvisar pode agravar o problema.

Por isso, é recomendável estabelecer previamente procedimentos para:

1. identificar o incidente;
2. comunicar os responsáveis internos;
3. restringir acessos quando necessário;
4. preservar informações relevantes para investigação;
5. avaliar quais dados foram afetados;
6. tomar medidas para conter o problema;
7. documentar as providências adotadas;
8. implementar ações para evitar reincidências.

Dependendo das características do incidente e dos dados envolvidos, também podem existir obrigações específicas relacionadas à legislação de proteção de dados.

Ter responsabilidades e fluxos previamente definidos torna a resposta muito mais eficiente.

Segurança da informação começa com organização

Evitar vazamentos de dados exige mais do que instalar antivírus ou criar senhas complexas.

É necessário construir uma estratégia que combine tecnologia, processos bem definidos, colaboradores conscientes e gestão eficiente da informação.

E a gestão documental ocupa uma posição importante nesse processo.

Quando documentos físicos e digitais estão corretamente classificados, armazenados, protegidos e monitorados, a empresa consegue reduzir riscos, localizar informações com mais facilidade e estabelecer controles muito mais eficientes.

Como a Só Arquivos pode ajudar

Uma gestão documental eficiente contribui diretamente para a segurança e o controle das informações de uma organização.

A Só Arquivos atua com soluções voltadas para organização, digitalização, armazenamento e gerenciamento documental, ajudando empresas a transformar arquivos dispersos em processos estruturados, acessíveis e controlados.

Com procedimentos adequados e tecnologia aplicada à gestão documental, é possível aumentar a rastreabilidade das informações, otimizar o acesso aos documentos e reduzir riscos relacionados ao armazenamento inadequado.

Se a sua empresa possui grande volume de documentos físicos ou digitais e precisa melhorar a forma como essas informações são organizadas e gerenciadas, fale com a equipe da Só Arquivos e conheça nossas soluções de gestão documental.