Como O Excesso De Papel Pode Atrasar Os Processos Da Sua Empresa
Em muitas empresas, o papel ainda faz parte da rotina.
Contratos, notas fiscais, documentos administrativos, fichas cadastrais, processos, relatórios e diversos outros registros continuam sendo produzidos e armazenados fisicamente.
O problema não está simplesmente em ter documentos em papel. O verdadeiro desafio aparece quando o volume cresce e a empresa não possui uma estrutura adequada para organizar, armazenar, localizar, controlar e destinar essas informações.
Quando isso acontece, o arquivo deixa de ser apenas um local de armazenamento e passa a representar um obstáculo para a produtividade.
Imagine precisar de um contrato antigo para concluir uma negociação. O documento existe, mas ninguém sabe exatamente onde está. É necessário procurar em caixas, armários ou diferentes departamentos até encontrá-lo.
Agora imagine essa situação acontecendo dezenas ou centenas de vezes ao longo do mês.
Quanto tempo sua equipe perde procurando documentos?
O problema não é apenas o papel
É comum associar a lentidão dos processos exclusivamente ao uso de documentos físicos.
Mas o problema é mais amplo.
Uma empresa pode possuir milhares de documentos digitais e, ainda assim, enfrentar dificuldades para encontrar informações, controlar versões, definir permissões de acesso ou identificar qual arquivo é realmente o documento válido.
Por isso, a questão central não é simplesmente papel versus digital.
O CONARQ estabelece que a gestão arquivística de documentos envolve procedimentos relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação dos documentos, independentemente de eles estarem em ambientes convencionais, digitais ou híbridos.
Ou seja: digitalizar documentos sem organizar os processos também pode apenas transferir o problema do arquivo físico para o ambiente digital.
1. O papel pode tornar a localização de documentos mais demorada
Quando os documentos físicos não estão devidamente classificados e organizados, encontrar uma informação específica pode exigir uma busca manual.
O colaborador precisa saber:
- qual documento está procurando;
- em qual departamento ele foi arquivado;
- em qual caixa ou pasta está;
- onde essa caixa está armazenada;
- se o documento foi retirado por outra pessoa;
- quando poderá ser devolvido.
Quanto maior o acervo, maior tende a ser a complexidade dessa operação.
Uma gestão documental estruturada reduz esse tipo de dificuldade por meio de classificação, identificação, indexação, controle de movimentação e definição de procedimentos de acesso.
2. O arquivo físico ocupa espaço que poderia ser utilizado de outra maneira
Documentos precisam ser armazenados em algum lugar.
À medida que o acervo cresce, armários, salas, depósitos e outras áreas podem passar a ser utilizados exclusivamente para guardar documentos.
Além do espaço físico, existe a necessidade de manter condições adequadas para conservação e segurança do acervo.
Isso pode representar custos relacionados a:
- área ocupada;
- mobiliário;
- organização;
- manutenção;
- controle de acesso;
- movimentação dos documentos;
- conservação;
- infraestrutura de armazenamento.
Uma avaliação adequada do acervo pode ajudar a empresa a identificar quais documentos precisam permanecer próximos da operação, quais podem ser armazenados externamente e quais já podem ser destinados conforme as regras aplicáveis.
3. Procurar documentos consome tempo da equipe
Esse talvez seja um dos impactos mais facilmente percebidos.
Um funcionário que precisa interromper sua atividade para procurar um documento está deixando de executar sua função principal.
Individualmente, alguns minutos podem parecer pouco.
Mas multiplique esse tempo pelo número de colaboradores, solicitações e dias de trabalho.
O resultado pode representar muitas horas dedicadas exclusivamente à localização de informações.
Por isso, a velocidade de acesso ao documento também é uma questão de produtividade.
4. Documentos físicos podem ter limitações de acesso
Um documento físico normalmente está em um único lugar.
Se um contrato está arquivado em uma unidade da empresa, alguém que esteja em outra cidade pode não conseguir consultá-lo imediatamente.
É possível solicitar o envio de uma cópia ou do documento original, mas isso acrescenta etapas ao processo.
Em ambientes digitais adequadamente estruturados, diferentes usuários autorizados podem acessar a mesma informação sem precisar movimentar fisicamente o documento.
Isso não significa que todo documento deva ser digitalizado indiscriminadamente. Significa que a empresa deve avaliar quais informações se beneficiam da digitalização e como esses documentos serão gerenciados posteriormente.
5. Documentos físicos também exigem controle de segurança
Outra questão importante é o acesso às informações.
Um arquivo físico pode conter dados pessoais, informações financeiras, contratos, informações estratégicas e outros conteúdos que não devem ficar disponíveis para qualquer pessoa.
Por isso, o armazenamento precisa considerar controles como:
- áreas restritas;
- identificação dos documentos;
- controle de retirada;
- registro de movimentações;
- acesso somente a pessoas autorizadas;
- procedimentos de devolução;
- conservação adequada.
A proteção da informação não termina quando o documento é colocado dentro de uma caixa.
Então, devemos digitalizar todos os documentos?
Não necessariamente.
Essa é uma das principais questões que precisam ser corrigidas em relação à visão mais antiga sobre digitalização.
A digitalização pode trazer ganhos significativos de acesso, pesquisa, compartilhamento e controle. Porém, ela deve fazer parte de um projeto de gestão documental, e não ser tratada simplesmente como o ato de escanear papéis.
O CONARQ possui diretrizes específicas para a digitalização de documentos e destaca requisitos relacionados ao processo de digitalização e à gestão dos documentos digitalizados.
Além disso, documentos arquivísticos digitais também precisam ser gerenciados adequadamente. O CONARQ estabelece requisitos para sistemas de gestão arquivística que abrangem documentos digitais e não digitais, incluindo aspectos de confiabilidade, autenticidade, acesso e preservação.
Portanto:
Digitalizar não é simplesmente transformar papel em PDF.
É necessário pensar em todo o ciclo de vida da informação.
Digitalização + organização: uma combinação que aumenta a eficiência
Quando bem planejada, a digitalização pode transformar a maneira como uma empresa trabalha com seus documentos.
Entre os possíveis benefícios estão:
Busca mais rápida
Documentos digitalizados e corretamente indexados podem ser localizados por informações como nome, número, data, assunto ou outras características definidas no projeto.
Acesso controlado
Sistemas de gestão documental podem permitir que usuários autorizados acessem informações sem que o documento físico precise circular.
Compartilhamento mais simples
Uma informação pode ser disponibilizada para diferentes áreas ou unidades sem a necessidade de transportar o documento original.
Redução da movimentação física
Quanto menos documentos precisarem circular entre departamentos, menor tende a ser a dependência de transporte e retirada manual.
Maior rastreabilidade
Um sistema adequado pode registrar operações relacionadas aos documentos, contribuindo para o controle do acervo.
Preservação
A digitalização, quando realizada de acordo com requisitos técnicos e acompanhada de uma estratégia adequada de preservação, pode contribuir para o acesso contínuo às informações.
O CONARQ também mantém diretrizes para repositórios arquivísticos digitais confiáveis, com requisitos relacionados à autenticidade, confidencialidade, disponibilidade, acesso e preservação.
Mas o documento físico ainda pode ser necessário
Outro ponto importante é não tratar a digitalização como sinônimo de eliminação automática do original físico.
Dependendo do tipo de documento, da legislação aplicável, das características do processo e dos requisitos de autenticidade e preservação, pode ser necessário manter o documento original.
A própria regulamentação brasileira estabelece requisitos para determinados processos de digitalização e seus efeitos jurídicos. O Decreto nº 10.278/2020 regulamentou requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos ou privados, e o CONARQ disponibiliza orientações relacionadas ao tema.
Por isso, antes de eliminar documentos físicos após uma digitalização, a empresa deve avaliar as exigências legais e arquivísticas aplicáveis ao seu acervo.
O verdadeiro problema é a falta de gestão
Ter documentos físicos não significa necessariamente ter um processo ineficiente.
Uma empresa pode manter parte importante do seu acervo em papel e ainda assim possuir uma gestão organizada, com:
- classificação documental;
- identificação das caixas e documentos;
- controle de localização;
- política de acesso;
- prazos de guarda;
- tabela de temporalidade;
- procedimentos de transferência;
- conservação adequada;
- descarte seguro;
- digitalização dos documentos que realmente precisam ser digitalizados.
Da mesma forma, uma empresa pode possuir tudo digitalizado e continuar enfrentando problemas se os arquivos estiverem espalhados por pastas, computadores, e-mails e serviços diferentes, sem critérios de organização.
O objetivo não deve ser simplesmente acabar com o papel.
O objetivo deve ser garantir que a informação certa esteja disponível para a pessoa certa, no momento certo e de maneira controlada.
Como começar a melhorar a gestão documental da sua empresa?
Antes de iniciar um grande projeto de digitalização, vale fazer um diagnóstico.
Comece respondendo algumas perguntas:
1. Quantos documentos sua empresa possui?
Faça uma estimativa do volume físico e digital.
2. Onde esses documentos estão?
Identifique arquivos, armários, depósitos, departamentos, servidores, computadores e sistemas utilizados.
3. Quais documentos são realmente utilizados com frequência?
Esses documentos podem ser candidatos prioritários para digitalização e disponibilização controlada.
4. Quais documentos precisam ser preservados fisicamente?
Avalie as obrigações legais, administrativas e arquivísticas aplicáveis.
5. Quem pode acessar cada informação?
Defina níveis de acesso de acordo com a necessidade de cada área.
6. Por quanto tempo cada documento precisa ser mantido?
A definição de prazos de guarda ajuda a evitar tanto a eliminação indevida quanto o armazenamento desnecessário.
7. Como os documentos são localizados atualmente?
Se a resposta for “precisamos procurar nas caixas”, existe uma oportunidade clara de melhoria.
Menos tempo procurando. Mais tempo produzindo.
O excesso de documentos sem organização pode transformar tarefas simples em processos demorados.
Localizar um contrato, recuperar uma informação, consultar um documento antigo ou compartilhar um registro pode exigir tempo e esforço que poderiam ser utilizados em atividades mais importantes para o negócio.
A solução, porém, não é simplesmente jogar fora o papel ou digitalizar todo o acervo.
É necessário desenvolver uma estratégia de gestão documental, considerando documentos físicos, digitais e híbridos.
A tecnologia pode fazer parte dessa transformação, mas precisa estar acompanhada de processos, organização e critérios arquivísticos.
A Só Arquivos pode ajudar sua empresa
A Só Arquivos oferece soluções para empresas que precisam organizar, armazenar, digitalizar e gerenciar seus documentos de maneira mais eficiente.
Da guarda documental e organização do acervo à digitalização e gestão das informações, o objetivo é ajudar sua empresa a transformar documentos em uma estrutura mais organizada, acessível e controlada.
Se sua equipe perde tempo procurando documentos, seu arquivo ocupa espaço excessivo ou sua empresa precisa estruturar um projeto de digitalização, fale com a Só Arquivos e conheça as soluções disponíveis para o seu negócio.
