Sua empresa precisa contratar um arquivista?
Documentos difíceis de localizar, caixas ocupando espaço, arquivos digitais espalhados e dúvidas sobre prazos de guarda costumam acender um alerta: será que chegou a hora de contratar um arquivista?
A resposta depende da realidade da empresa. Mais do que avaliar a quantidade de documentos acumulados, é necessário entender a complexidade das informações, a frequência de uso, os riscos envolvidos e os objetivos da organização.
Em alguns casos, manter um arquivista na equipe é a melhor escolha. Em outros, um projeto terceirizado atende à necessidade com mais flexibilidade. Também existem situações em que o modelo híbrido — profissional interno com apoio de uma empresa especializada — oferece o melhor resultado.
O que faz um arquivista?
O arquivista não é apenas o profissional responsável por guardar documentos ou manter caixas organizadas. Sua atuação envolve o planejamento e o controle de todo o ciclo de vida documental: da produção e do recebimento até a destinação final, que pode ser a eliminação segura ou a guarda permanente.
No Brasil, a profissão é regulamentada pela Lei nº 6.546/1978. Entre as atribuições previstas estão o planejamento de serviços de arquivo, a orientação da classificação e da avaliação documental, a conservação dos acervos e a automação aplicada aos arquivos.
Na prática, esse profissional pode:
- Diagnosticar a situação dos arquivos físicos e digitais;
- Desenvolver políticas e procedimentos de gestão documental;
- Elaborar planos de classificação e tabelas de temporalidade;
- Definir critérios para guarda, transferência, preservação e eliminação;
- Orientar projetos de digitalização;
- Planejar formas mais rápidas e seguras de localizar informações;
- Apoiar a escolha e a implantação de sistemas de gestão documental;
- Estabelecer controles de acesso e níveis de responsabilidade;
- Coordenar equipes que executam a organização, indexação e atualização dos arquivos;
- Preservar documentos importantes para a memória e para a continuidade da empresa.
Portanto, seu trabalho combina conhecimento técnico, planejamento, governança da informação e apoio às rotinas administrativas.
Quando faz sentido contratar um arquivista?
A contratação de um profissional interno tende a ser indicada quando a gestão documental é uma atividade permanente e relevante para o funcionamento da empresa.
Alguns sinais ajudam a identificar essa necessidade:
Existe uma demanda contínua
A empresa produz e recebe grande quantidade de documentos todos os dias, mantém diferentes arquivos ou precisa atender solicitações frequentes de vários setores.
As informações são estratégicas ou sensíveis
Contratos, prontuários, registros financeiros, documentos trabalhistas, projetos técnicos e informações de clientes podem exigir controles rigorosos de acesso, preservação e rastreabilidade.
O arquivo influencia as operações
Quando a demora para localizar um documento interrompe processos, prejudica o atendimento ou atrasa decisões, a gestão documental deixa de ser apenas uma atividade administrativa e passa a ter impacto direto no negócio.
A empresa precisa implantar uma política documental
Criar normas, responsabilidades, planos de classificação e critérios de destinação exige acompanhamento técnico. O mesmo vale para projetos de transformação digital e implantação de sistemas.
Há diferentes unidades ou equipes envolvidas
Empresas com filiais, muitos departamentos ou processos descentralizados podem precisar de um profissional que estabeleça padrões e coordene a gestão dos documentos em toda a organização.
Um arquivista consegue organizar sozinho um arquivo acumulado?
Nem sempre.
Quando existe um grande passivo documental, com caixas sem identificação, documentos misturados e informações digitais sem padronização, o trabalho pode exigir uma equipe multidisciplinar.
Nesse cenário, o arquivista pode conduzir o diagnóstico, definir a metodologia, estabelecer critérios e supervisionar o projeto. Técnicos de arquivo e equipes operacionais podem executar atividades como higienização, classificação, ordenação, etiquetagem, indexação, digitalização e acondicionamento.
A dimensão da equipe dependerá de fatores como:
- Volume de documentos;
- Estado de conservação;
- Variedade de formatos e tipos documentais;
- Necessidade de digitalização;
- Prazo disponível;
- Frequência de consultas durante o projeto;
- Nível de descrição e indexação necessário.
Atribuir toda a recuperação de um arquivo volumoso a uma única pessoa, sem equipe, recursos ou prazo adequado, pode prolongar o projeto e comprometer os resultados.
Quando a terceirização pode ser mais adequada?
A contratação de uma empresa especializada costuma ser uma boa alternativa quando a necessidade é pontual, exige rápida mobilização ou demanda estrutura que a organização ainda não possui.
É o caso de projetos como:
- Organização de um passivo documental;
- Digitalização de grandes volumes;
- Implantação ou atualização de um sistema;
- Inventário de documentos;
- Transferência de acervos;
- Guarda externa;
- Diagnóstico da gestão documental;
- Apoio temporário em períodos de maior demanda.
A terceirização também permite dimensionar a equipe de acordo com cada etapa do projeto. Entretanto, não se deve presumir que ela sempre será mais barata. A decisão precisa considerar escopo, prazo, infraestrutura, tecnologia, segurança, volume e necessidade de continuidade.
É possível combinar equipe interna e empresa especializada?
Sim. Em muitas organizações, o modelo híbrido é o mais eficiente.
Um arquivista interno pode conhecer profundamente os processos da empresa, acompanhar a aplicação das políticas e atuar como referência para os demais setores. A empresa especializada, por sua vez, pode fornecer equipe, tecnologia, espaço de guarda e capacidade operacional para projetos específicos.
Essa combinação é especialmente útil quando há uma demanda contínua de gestão, mas também existem atividades de grande escala — como digitalização, organização de acervo acumulado ou transferência de documentos.
O que avaliar antes de decidir?
Antes de abrir uma vaga ou contratar um serviço, faça um diagnóstico da situação atual. Algumas perguntas ajudam:
- Qual é o volume do arquivo físico e digital?
- Quantos documentos são produzidos mensalmente?
- Com que frequência eles precisam ser consultados?
- Quanto tempo a equipe leva para localizar uma informação?
- Existem documentos duplicados ou sem identificação?
- Há critérios definidos para guarda e eliminação?
- Quem pode acessar cada tipo de documento?
- O problema é permanente ou está concentrado em um projeto?
- A empresa dispõe de espaço, equipamentos e sistemas adequados?
- A demanda justifica uma equipe interna em tempo integral?
O custo também deve ser analisado de maneira ampla. Além de salários ou contratos, considere o tempo perdido nas buscas, a ocupação de espaço, os retrabalhos, a infraestrutura, a tecnologia e os riscos de extravio ou destinação inadequada.
O Guia de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional destaca que uma gestão estruturada ajuda a otimizar recursos, facilitar o acesso à informação, preservar os documentos pelo tempo necessário e realizar eliminações de forma criteriosa.
Afinal, devo contratar um arquivista?
Se a gestão dos documentos é uma necessidade permanente, complexa e estratégica, manter um arquivista na equipe pode ser um investimento importante.
Se a empresa enfrenta um projeto delimitado, um grande volume acumulado ou precisa de estrutura especializada, a terceirização pode oferecer mais agilidade e capacidade operacional. Quando as duas condições estão presentes, o modelo híbrido merece ser considerado.
A melhor decisão não começa pela escolha entre contratar ou terceirizar. Ela começa por um bom diagnóstico. Compreender o acervo, os processos, os riscos e os objetivos da empresa permite definir a equipe e a solução mais adequadas.
Sua empresa precisa organizar, digitalizar ou melhorar a gestão dos documentos? A Só Arquivos pode avaliar o cenário e desenvolver uma solução de acordo com a sua necessidade. Entre em contato Contato Só Arquivos com nossa equipe.
