Software Lucca: como organizar e acessar os documentos da empresa
O Software Lucca é a plataforma de gestão documental desenvolvida pela Só Arquivos para centralizar o controle de documentos físicos, eletrônicos e digitalizados. Com acesso online, permite armazenar, organizar e compartilhar arquivos, além de acompanhar solicitações, retiradas e entregas de documentos físicos.
Na rotina de uma empresa, encontrar a informação certa pode exigir uma busca entre pastas, caixas, computadores e mensagens. Quando cada setor guarda seus documentos de uma maneira, uma consulta simples passa a depender de quem conhece o arquivo ou sabe onde a última versão foi salva.
O Lucca ajuda a organizar esse fluxo, aproximando o controle do acervo físico do acesso aos arquivos digitais. Entenda como seus recursos podem apoiar o trabalho da equipe e o que considerar ao estruturar a gestão documental.
O que é o Software Lucca?
O Software Lucca é uma ferramenta de gestão de documentos e conteúdo corporativo. Sua proposta é reunir informações sobre o acervo da empresa e facilitar o acesso aos arquivos necessários para as atividades do dia a dia.
A plataforma atende à gestão de documentos em diferentes suportes:
- Físicos: documentos em papel, cujo controle envolve localização, solicitações, retiradas e entregas.
- Eletrônicos: arquivos produzidos e utilizados em ambiente digital.
- Digitalizados: arquivos obtidos a partir da digitalização de documentos físicos.
Essa distinção é importante. Consultar uma imagem digitalizada e solicitar a retirada de um original em papel são necessidades diferentes. Uma gestão documental organizada deve permitir que a equipe entenda qual documento precisa e como acessá-lo.
O Lucca está disponível em português e inglês e foi desenvolvido internamente pela Só Arquivos, empresa de gestão documental sediada em Manaus.
Como o Lucca pode ajudar na rotina da empresa?
Os recursos do Lucca apoiam tanto o uso de arquivos digitais quanto o acompanhamento da movimentação de documentos físicos.
Organização e controle do acervo
A plataforma permite gerenciar documentos físicos, eletrônicos e digitalizados em um mesmo ambiente. Isso ajuda a reunir informações que, de outra forma, poderiam ficar dispersas entre controles separados.
Para aproveitar esse recurso, a empresa precisa estabelecer critérios de organização. Nomes consistentes, identificação dos documentos e responsabilidades definidas tornam o acervo mais fácil de consultar.
Acesso online e compartilhamento
O acesso online permite consultar e compartilhar arquivos com a equipe e os fornecedores envolvidos no trabalho.
Imagine, por exemplo, um setor administrativo que precisa encaminhar um documento a um fornecedor enquanto o responsável pelo arquivo está fora da empresa. Com o arquivo organizado e disponível na plataforma, a consulta pode acontecer sem depender do computador dessa pessoa.
O compartilhamento deve seguir os critérios de acesso definidos pela empresa, considerando quem precisa de cada informação para executar suas atividades.
Envio e download de arquivos
O Lucca permite fazer upload e download de arquivos PDF e imagens nos formatos JPG e PNG.
Esses recursos facilitam a disponibilização e a consulta de documentos digitalizados. Para que os arquivos sejam úteis, é importante verificar a legibilidade das imagens e identificá-las de maneira consistente antes de incorporá-las ao acervo.
Solicitações, protocolos e rastreabilidade
A plataforma também permite acompanhar solicitações e protocolos relacionados à retirada e à entrega de documentos físicos.
Se um setor precisa consultar um original, o registro da solicitação ajuda a acompanhar o atendimento. Os relatórios de rastreabilidade apresentam o histórico de retiradas, entregas e solicitações atendidas, apoiando o controle da movimentação do acervo.
Cópia de segurança
O Lucca oferece um recurso de backup, funcionando como cópia de segurança para apoiar a proteção das informações armazenadas.
Ao planejar o uso da plataforma, vale alinhar com a equipe da Só Arquivos como esse recurso atende à rotina da empresa e quais procedimentos se aplicam à recuperação de arquivos.
Como integrar o software à gestão dos documentos físicos?
O software faz parte de um processo mais amplo. Para localizar documentos com facilidade, é necessário que o acervo esteja identificado, organizado e relacionado aos seus registros digitais.
A organização documental estabelece uma base para esse controle, com atividades como classificação, indexação e atualização de dados.
Já a digitalização de documentos permite transformar o conteúdo dos documentos físicos em arquivos que podem ser consultados online. A qualidade da captura e a identificação dos arquivos influenciam diretamente a facilidade de uso.
Quando os originais precisam continuar armazenados, a guarda documental complementa o processo. Nesse contexto, o Lucca apoia o acompanhamento das solicitações e da movimentação dos documentos.
A integração entre essas etapas permite tratar o arquivo como uma fonte de informação disponível para o trabalho, com procedimentos definidos para consulta e circulação.
O que avaliar antes de adotar o Lucca?
Antes de escolher uma solução de gestão documental, mapeie as necessidades da empresa:
- Tipos de documentos: quais arquivos serão gerenciados e quais precisam de consulta ao original?
- Volume do acervo: quanto existe hoje e como esse volume cresce?
- Pessoas envolvidas: quais equipes e fornecedores precisam acessar ou receber documentos?
- Fluxo de solicitações: quem solicita, quem atende e como a entrega é acompanhada?
- Organização existente: os documentos já estão identificados ou precisam de preparação?
- Condições de uso: qual plano atende ao volume, aos recursos e à rotina da empresa?
Esse levantamento ajuda a definir como a plataforma será utilizada e quais serviços podem ser necessários para preparar o acervo.
Perguntas frequentes sobre o Software Lucca
O Lucca gerencia apenas arquivos digitais?
Não. A plataforma também permite controlar o acervo físico e acompanhar solicitações, retiradas e entregas de documentos em papel.
O Lucca faz a digitalização dos documentos?
A digitalização é um serviço específico da Só Arquivos. O Lucca permite armazenar, organizar, consultar e compartilhar os arquivos resultantes desse processo.
Quais formatos podem ser enviados à plataforma?
A página atual do Software Lucca informa a possibilidade de upload e download de PDFs e imagens JPG e PNG.
Como conhecer os planos disponíveis?
Entre em contato com a Só Arquivos para apresentar o volume de documentos e as necessidades da sua equipe. As condições devem ser consultadas na proposta vigente.
Conheça o Lucca para a sua empresa
Uma gestão documental eficiente depende de organização, acesso e acompanhamento. O Lucca reúne recursos para apoiar essas atividades, conectando o uso de arquivos digitais ao controle dos documentos físicos.
Fale com a equipe da Só Arquivos para conhecer a plataforma e avaliar a solução adequada ao acervo da sua empresa.
